Es política de la Biblioteca Pública de Cleveland adherirse a la Ley de Registros Públicos del Estado de Ohio. Todos los registros de la Biblioteca que cumplen con la definición de "registros públicos" son públicos a menos que estén exentos de divulgación según la ley de Ohio y la ley federal, como la exención en la Sección 149.432 que prohíbe a la Biblioteca divulgar cualquier registro de la biblioteca. cualquier información del usuario excepto en las situaciones especificadas en ese estatuto.
La Biblioteca Pública de Cleveland, de acuerdo con el Código Revisado de Ohio, define registros que incluyen lo siguiente: Cualquier documento (papel, electrónico (incluido, entre otros, correo electrónico) u otro formato) que sea creado o recibido por, o que esté bajo la jurisdicción de la Biblioteca Pública de Cleveland que documenta la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades de la oficina. Todos los registros de la Biblioteca Pública de Cleveland que cumplan con esta definición son públicos a menos que estén exentos de divulgación según la ley de Ohio o la ley federal.
Si se solicita, todos los registros públicos que respondan a la solicitud, y que no estén exentos de divulgación, se prepararán de inmediato y se pondrán a disposición de cualquier persona para su inspección en cualquier momento razonable durante el horario comercial habitual de las oficinas administrativas de la Biblioteca.
La Biblioteca proporcionará copias del registro público solicitado a un costo y dentro de un período de tiempo razonable. Previa solicitud, la Biblioteca transmitirá una copia de un registro público por correo o por otro medio de transmisión dentro de un período de tiempo razonable después de recibir la solicitud. Al solicitante se le cobrará el costo real del envío y los suministros postales. La Biblioteca puede exigir al solicitante que pague por adelantado el costo involucrado en el suministro de las copias, incluido el envío.
“Rápido” y “razonable” tienen en cuenta el volumen de registros solicitados; la proximidad del lugar donde se almacenan los registros; y la necesidad de cualquier revisión legal de los registros solicitados.
Para facilitar un acceso más amplio a sus registros públicos, la Biblioteca organizará y mantendrá sus registros públicos de manera que puedan estar disponibles de acuerdo con esta política. El calendario de conservación de registros de la biblioteca estará disponible para el público. La política de registros públicos de la Biblioteca puede publicarse en su sitio web.
La Biblioteca acusará recibo de todas las solicitudes de registros públicos por escrito. El custodio de los registros de la Biblioteca será el Oficial Jurídico Superior. Aunque no se requiere un lenguaje específico para realizar una solicitud, el solicitante debe al menos identificar los registros solicitados con suficiente claridad para permitir que la Biblioteca Pública de Cleveland los identifique, recupere y revise. Si no está claro qué registros se buscan, el custodio de registros debe comunicarse con el solicitante para obtener una aclaración y lo ayudará a revisar la solicitud informándole de la manera en que la Biblioteca mantiene sus registros.
El solicitante no tiene que presentar una solicitud de registros por escrito y no tiene que proporcionar su identidad ni el uso previsto del registro público solicitado. Es política general de la Biblioteca Pública de Cleveland que esta información solo se solicite si la solicitud por escrito o la divulgación de la identidad del solicitante o el uso previsto del registro beneficiaría al solicitante al mejorar la capacidad de la Biblioteca para identificar, localizar o entregar el registros públicos solicitados, y si se informa al solicitante que la solicitud por escrito o la divulgación de la identidad del solicitante o el uso previsto del registro no es obligatoria.
Cualquier denegación de registros públicos solicitada incluirá una explicación, incluida la autoridad legal. Si partes de un registro son públicas y partes están exentas, las partes exentas deben redactarse y el resto debe publicarse. Si hay redacciones, cada redaccion irá acompañada de una explicación de respaldo, incluida la autoridad legal. Si la solicitud inicial fue por escrito, la explicación también se proporcionará por escrito.
Los documentos en formato de correo electrónico son registros según lo define el Código Revisado de Ohio cuando su contenido se relaciona con los negocios de la oficina. El correo electrónico debe tratarse de la misma manera que los registros en otros formatos y debe seguir los mismos programas de retención.
Aprobado por el Patronato de la Biblioteca el 20 de septiembre de 2007; modificado el 17 de enero de 2019