Reservas de salas de reuniones y espacios para eventos

La Biblioteca proporciona espacios designados que están disponibles para eventos de naturaleza educativa, cultural, religiosa o cívica. Las instalaciones de la biblioteca no están destinadas a funcionar como oficinas administrativas para organizaciones o individuos. Si hay espacio disponible después de que se hayan cumplido las obligaciones relacionadas con la Biblioteca, los espacios de la biblioteca están disponibles para organizaciones o individuos para programas y reuniones cuando dichas actividades no interfieran con el uso normal de la Biblioteca y el uso sea consistente con esta política.

Reglas para el uso de las instalaciones

Admisiones

La Biblioteca programará el uso de instalaciones fuera de la Biblioteca después de que se hayan satisfecho las necesidades de la Biblioteca.

La Biblioteca se reserva el derecho de asistir a cualquier evento que se realice en sus instalaciones para garantizar que no se produzcan actividades ilegales en las instalaciones de la Biblioteca. No se puede excluir al público del uso general de la sala de reuniones.

Los grupos no patrocinados por la Biblioteca no pueden cobrar tarifas de admisión o registro, y no se pueden vender productos o servicios en las instalaciones de la Biblioteca. No se permiten colecciones.

Los eventos celebrados en las instalaciones de la Biblioteca no deben perturbar las operaciones de la Biblioteca. La Biblioteca se reserva el derecho de suspender eventos que perturben las operaciones de la Biblioteca. A los grupos que perturben las operaciones de la Biblioteca se les puede negar el uso futuro de las salas de reuniones.

Un adulto (de 18 años o más) asociado con el grupo debe completar la solicitud de uso de las instalaciones y será responsable de todos los costos y daños resultantes del uso de las instalaciones de la Biblioteca.

Las reservas se realizan por orden de llegada y deben realizarse con al menos diez (10) días de antelación. Los grupos podrán reservar salas de reuniones de la Biblioteca un máximo de 15 veces en un período de 12 meses.

Las reservaciones finalizarán 15 minutos antes del cierre de la biblioteca, a menos que se hayan hecho arreglos previos con los Servicios de Extensión y Programación.

Los grupos de menos de cinco personas no pueden reservar salas de reuniones con antelación, pero se les permite utilizarlas por orden de llegada, según disponibilidad.

La asistencia a eventos no podrá superar el número máximo de personas certificado por el Cuerpo de Bomberos como límite de ocupación de la sala.

Está prohibido fumar en las instalaciones de la Biblioteca.

La Biblioteca no es responsable de los equipos, suministros, materiales u otros artículos que pertenecen a un grupo y no puede proporcionar almacenamiento nocturno a ningún grupo.

Los grupos que utilizan las instalaciones de la Biblioteca no deben utilizar anuncios y/o publicidad que implique que sus programas están patrocinados, copatrocinados, respaldados o aprobados por la Biblioteca, a menos que la Biblioteca haya otorgado previamente permiso por escrito para hacerlo. A ningún grupo se le permite clavar o pegar con cinta adhesiva nada en las paredes o puertas.

La Biblioteca se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud si se determina que la organización ha abusado de sus privilegios pasados ​​al usar las instalaciones de la Biblioteca según lo determine la Biblioteca, incluidos, entre otros: comportamiento perturbador, vandalismo, robo, falta de comparecencia a una reunión programada. y/o no salir del edificio a tiempo.

La Biblioteca se reserva el derecho de cancelar o cambiar la ubicación de cualquier evento si las circunstancias así lo exigen y se esforzará en avisar con al menos 24 horas de antelación la cancelación o el cambio. La Biblioteca se reserva el derecho de cancelar eventos con menos de 24 horas de antelación debido a hechos de la naturaleza o situaciones que ameriten un cierre de emergencia de la Biblioteca. Se notificará a la persona de contacto que figura en la Solicitud de Reserva.

El personal de la biblioteca se reunirá con el grupo el día del evento para facilitar el acceso a la sala y confirmar la asistencia el día del evento. Esta información se anotará únicamente con fines estadísticos.

Sirviendo comida/refrescos

Al momento de solicitar una instalación de la Biblioteca, el solicitante deberá indicar si se servirán alimentos o refrigerios. Si se servirán refrigerios, se cobrará una tarifa de limpieza de acuerdo con Anexo C de multas y tarifas.

Configuración de la habitación

Las solicitudes y arreglos para la configuración de una habitación específica están sujetos a disponibilidad y deben realizarse al menos diez días antes del evento. La Biblioteca puede ofrecer las siguientes opciones de configuración, dependiendo de la sala:

• Disposición del aula (mesas y sillas).
• asientos del auditorio (podio con sillas mirando al frente)

Equipo AV

El equipo de audio y proyección está disponible únicamente en la Biblioteca Principal. Si lo desea, las solicitudes y arreglos deben realizarse al menos diez días antes del evento y están sujetos a disponibilidad. Si el grupo requiere personal para operar equipos audiovisuales, se cobrará una tarifa por hora.

Uso fuera del horario habitual de la biblioteca

Espacios seleccionados de la Biblioteca Pública de Cleveland en la Biblioteca Principal y el Ala Louis Stokes están disponibles para alquiler fuera del horario de la Biblioteca. La Política de conducta de los usuarios de la biblioteca se aplica a todos los eventos que tienen lugar en la biblioteca, independientemente del horario.

Las solicitudes de alquiler de espacio antes o después del horario habitual de la Biblioteca deben realizarse al departamento de Servicios de Extensión y Programación con la mayor antelación posible. Los alquileres se realizan por orden de llegada. Las horas de alquiler están sujetas a la aprobación de la Biblioteca. A cualquier persona que se encuentre en las instalaciones de la Biblioteca fuera del horario habitual de la Biblioteca se le puede solicitar que presente una identificación.

Requerimientos del contrato

Cualquier parte que desee alquilar las instalaciones de la Biblioteca para usarlas fuera del horario habitual de la Biblioteca debe celebrar y cumplir el acuerdo de uso de las instalaciones de la Biblioteca. El contrato, entre otras cosas, exige que el usuario exima de responsabilidad e indemnice a la Biblioteca por lesiones o daños a la propiedad que se produzcan como resultado de su uso de las instalaciones de la Biblioteca. Una copia del contrato está disponible previa solicitud y todos los términos del contrato están incorporados en esta política.

Seguros y Responsabilidad

Los inquilinos deben tener un seguro de responsabilidad comercial por un monto mínimo de $1 millón de dólares por evento/agregado, y nombrar a la Junta Directiva de la Biblioteca Pública de Cleveland, sus funcionarios y empleados como asegurados adicionales en la póliza. Si los usuarios tienen la intención de servir alcohol, el inquilino debe tener un seguro de responsabilidad por bebidas alcohólicas con una cobertura mínima de $1 millón de dólares y nombrar a la Junta Directiva de la Biblioteca Pública de Cleveland, sus funcionarios y empleados como asegurados adicionales. Los certificados de seguro que verifiquen la cobertura deben entregarse antes del evento.

Sirviendo comida y alcohol

La Biblioteca no brinda servicios de catering y no posee licencia para servir bebidas alcohólicas. Cualquier inquilino que desee servir comida debe hacer arreglos con un proveedor de catering aceptable para la Biblioteca y cumplir con todas las leyes de salud. La Biblioteca debe estar consciente del uso de queroseno, calor enlatado y otras fuentes de calor inflamables y aprobará su uso caso por caso. Los inquilinos que deseen servir alcohol deben obtener la licencia de venta de bebidas alcohólicas correspondiente y proporcionar a la Biblioteca una copia de la licencia de venta de bebidas alcohólicas antes del evento.

Promociones/invitaciones a eventos

Los inquilinos de las instalaciones de la Biblioteca no deben utilizar anuncios y/o publicidad que implique que sus programas o eventos están patrocinados, copatrocinados, respaldados o aprobados por la Biblioteca, a menos que la Biblioteca haya otorgado previamente permiso por escrito para hacerlo.

Costes

Los gastos de alquiler se cobrarán de acuerdo con el Lista de multas y tarifas aprobado por el Patronato de la Biblioteca. Las tarifas se cotizarán previa solicitud y se proporcionará una estimación del costo del evento, incluidos los cargos del personal de la biblioteca, antes de firmar el acuerdo de uso de las instalaciones.

Los Servicios de extensión y programación aprobarán cualquier cargo por el uso de las instalaciones y aceptarán pagos. Se requiere un depósito no reembolsable por adelantado para reservar un espacio. El pago total vence siete (7) días antes de la fecha del evento. Si no se recibe el pago, se considerará atrasado y se podrán cancelar las reservas pendientes.

Tarifa de cancelación para alquileres de eventos

Todas las cancelaciones deben realizarse por escrito y recibirse a más tardar quince (15) días antes de la fecha del evento y están sujetas a una tarifa administrativa de $50. Si un evento se cancela con menos de quince (15) días de antelación a la fecha programada para el evento, se aplicará una tarifa de cancelación del 25 % basada en la tarifa de alquiler y la tarifa administrativa de $50.

Si la Biblioteca cancela la reserva debido a un evento o cierre de la Biblioteca, se emitirá un reembolso completo. No se emitirán reembolsos si la Biblioteca cancela el evento debido al incumplimiento de la Política de uso de las instalaciones de la Biblioteca.

Aprobado por el Patronato de la Biblioteca, 21 de diciembre de 2017
Efectivo a partir del 22 de diciembre de 2017