Réservations de salles de réunion et espaces événementiels

La bibliothèque fournit des espaces désignés disponibles pour des événements de nature éducative, culturelle, religieuse ou civique. Les installations de la bibliothèque ne sont pas destinées à servir de bureaux administratifs pour des organisations ou des individus. Si l'espace est disponible une fois les obligations liées à la bibliothèque remplies, les espaces de bibliothèque sont mis à la disposition des organisations ou des individus pour des programmes et des réunions lorsque ces activités n'interfèrent pas avec l'utilisation normale de la bibliothèque et que leur utilisation est conforme à cette politique.

Règles d'utilisation des installations

Général

La bibliothèque planifiera l'utilisation des installations autres que la bibliothèque une fois que ses besoins auront été satisfaits.

La Bibliothèque se réserve le droit d'assister à tout événement organisé dans ses installations pour garantir qu'aucune activité illégale ne se produit dans les locaux de la Bibliothèque. Le public ne peut être exclu de l’usage de la salle de réunion générale.

Les groupes non parrainés par la bibliothèque ne sont pas autorisés à facturer des frais d'entrée ou d'inscription, et aucun produit ou service ne peut être vendu dans les locaux de la bibliothèque. Aucune collecte n’est autorisée.

Les événements organisés dans les installations de la bibliothèque ne doivent pas perturber le fonctionnement de la bibliothèque. La Bibliothèque se réserve le droit d'arrêter les événements qui perturberaient les opérations de la Bibliothèque. Les groupes qui perturbent le fonctionnement de la bibliothèque pourront se voir refuser l'utilisation future des salles de réunion.

Un adulte (âgé de 18 ans ou plus) associé au groupe doit remplir la demande d'utilisation des installations et sera responsable de tous les coûts et dommages résultant de l'utilisation des installations de la bibliothèque.

Les réservations sont effectuées selon le principe du premier arrivé, premier servi et doivent être effectuées au moins dix (10) jours à l'avance. Les groupes peuvent réserver les salles de réunion de la bibliothèque au maximum 15 fois sur une période de 12 mois.

Les réservations prendront fin 15 minutes avant la fermeture de la bibliothèque, à moins que des arrangements préalables n'aient été pris avec les services de sensibilisation et de programmation.

Les groupes de moins de cinq personnes ne peuvent pas réserver de salles de réunion à l'avance mais sont autorisés à les utiliser selon le principe du premier arrivé, premier servi, en fonction des disponibilités.

La fréquentation des événements ne peut excéder le nombre maximum de personnes certifié par le Service d'incendie comme limite d'occupation de la salle.

Il est interdit de fumer dans l'enceinte de la Bibliothèque.

La bibliothèque n'est pas responsable de l'équipement, des fournitures, du matériel ou d'autres articles appartenant à un groupe et ne peut fournir d'entreposage de nuit à aucun groupe.

Les groupes utilisant les installations de la bibliothèque ne doivent pas utiliser de publicité et/ou de publicité qui implique que leurs programmes sont parrainés, co-parrainés, approuvés ou approuvés par la bibliothèque, à moins qu'une autorisation écrite de le faire n'ait été préalablement donnée par la bibliothèque. Aucun groupe n’est autorisé à coller quoi que ce soit sur les murs ou les portes.

La Bibliothèque se réserve le droit de rejeter toute candidature s'il est déterminé que l'organisation a abusé de ses privilèges passés en utilisant les installations de la Bibliothèque, tels que déterminés par la Bibliothèque, y compris, sans s'y limiter : comportement perturbateur, vandalisme, vol, défaut de se présenter à une réunion prévue. et/ou le fait de ne pas sortir du bâtiment à temps.

La Bibliothèque se réserve le droit d'annuler ou de modifier le lieu de tout événement si les circonstances l'exigent et s'efforcera de donner un préavis d'au moins 24 heures en cas d'annulation ou de modification. La Bibliothèque se réserve le droit d'annuler des événements avec un préavis de moins de 24 heures en raison de catastrophes naturelles ou de situations justifiant une fermeture d'urgence de la Bibliothèque. La personne de contact indiquée sur la demande de réservation sera informée.

Le personnel de la bibliothèque rencontrera le groupe le jour de l'événement pour donner accès à la salle et confirmer la présence le jour de l'événement. Ces informations seront notées à des fins statistiques uniquement.

Servir de la nourriture/des rafraîchissements

Au moment où une bibliothèque est demandée, le demandeur doit indiquer si de la nourriture ou des rafraîchissements seront servis. Si des rafraîchissements seront servis, des frais de ménage seront facturés selon Amendes et frais Annexe C.

Mise en place de la salle

Les demandes et arrangements pour une configuration spécifique de la salle sont soumis à disponibilité et doivent être effectués au moins Dix jours avant l'événement. La Bibliothèque peut proposer les options de configuration suivantes, selon la salle :

• aménagement de la classe (tables et chaises)
• sièges d'auditorium (podium avec chaises face à l'avant)

Équipement AV

L'équipement audio et de projection est disponible uniquement dans la bibliothèque principale. Si vous le souhaitez, les demandes et dispositions doivent être faites au moins Dix jours avant l'événement et sous réserve de disponibilité. Si le groupe a besoin de personnel pour faire fonctionner un équipement audiovisuel, un tarif horaire sera facturé.

Utilisation en dehors des heures d'ouverture habituelles de la bibliothèque

Certains espaces de la bibliothèque publique de Cleveland dans la bibliothèque principale et dans l'aile Louis Stokes sont disponibles à la location en dehors des heures d'ouverture de la bibliothèque. La politique de la bibliothèque sur la conduite des usagers s'applique à tous les événements ayant lieu à la bibliothèque, quel que soit le moment.

Les demandes de location d'espace avant ou après les heures normales d'ouverture de la bibliothèque doivent être adressées au service des services de sensibilisation et de programmation le plus tôt possible. Les locations se font selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les heures de location sont sujettes à l'approbation de la bibliothèque. Toute personne se trouvant dans les locaux de la bibliothèque en dehors des heures d'ouverture habituelles de la bibliothèque peut être invitée à fournir une pièce d'identité.

Exigences du contrat

Toute partie souhaitant louer les installations de la bibliothèque pour les utiliser en dehors des heures d'ouverture normales de la bibliothèque doit conclure et adhérer à l'accord d'utilisation des installations de la bibliothèque. Le contrat, entre autres choses, exige que l'utilisateur dégage de toute responsabilité et indemnise la Bibliothèque en cas de blessures ou de dommages matériels résultant de son utilisation des installations de la Bibliothèque. Une copie du contrat est disponible sur demande et tous les termes du contrat sont intégrés dans cette politique.

Assurance et responsabilité

Les locataires doivent avoir une assurance responsabilité civile commerciale d'un montant minimum de 1 million de dollars par événement/agrégat et nommer le conseil d'administration de la bibliothèque publique de Cleveland, ses dirigeants et ses employés, comme assurés supplémentaires sur la police. Si les utilisateurs ont l'intention de servir de l'alcool, le locataire doit avoir une assurance responsabilité civile en matière d'alcool avec une couverture minimale de 1 million de dollars et nommer le conseil d'administration de la bibliothèque publique de Cleveland, ses dirigeants et ses employés, comme assurés supplémentaires. Les certificats d’assurance confirmant la couverture doivent être fournis avant l’événement.

Servir de la nourriture et de l'alcool

La bibliothèque ne propose pas de services de restauration et ne possède pas de licence pour servir des boissons alcoolisées. Tout locataire souhaitant servir de la nourriture doit prendre des dispositions avec un traiteur acceptable par la bibliothèque et se conformer à toutes les lois sanitaires. La bibliothèque doit être informée de l'utilisation du kérosène, de la chaleur en conserve et d'autres sources de chaleur inflammables et approuvera leur utilisation au cas par cas. Les locataires souhaitant servir de l'alcool doivent obtenir le permis d'alcool approprié et fournir à la bibliothèque une copie du permis d'alcool avant l'événement.

Promotions/Invitations d'événements

Les locataires des installations de la bibliothèque ne doivent pas utiliser de publicité et/ou de publicité qui impliquent que leurs programmes ou événements sont parrainés, co-parrainés, approuvés ou approuvés par la bibliothèque, à moins qu'une autorisation écrite de le faire n'ait été préalablement donnée par la bibliothèque.

Frais

Les frais de location seront facturés conformément aux Amendes et barème des frais approuvé par le conseil d'administration de la bibliothèque. Les frais seront indiqués sur demande et une estimation du coût de l'événement, y compris les frais de personnel de la bibliothèque, sera fournie avant la signature de l'accord d'utilisation des installations.

Les services de sensibilisation et de programmation approuveront tous les frais d'utilisation des installations et accepteront les paiements. Un dépôt non remboursable est requis à l'avance pour réserver une place. Le paiement intégral est dû sept (7) jours avant la date de l'événement. Si le paiement n’est pas reçu, il sera considéré comme en retard et les réservations en attente pourront être annulées.

Frais d'annulation pour les locations d'événements

Toutes les annulations doivent être faites par écrit et reçues au plus tard quinze (15) jours avant la date de l'événement et sont soumises à des frais d'administration de 50 $. Si un événement est annulé moins de quinze (15) jours avant la date prévue de l'événement, des frais d'annulation de 25 % basés sur les frais de location et les frais d'administration de 50 $ seront facturés.

Si la bibliothèque annule la réservation en raison d'un événement ou d'une fermeture de la bibliothèque, un remboursement complet sera émis. Aucun remboursement ne sera émis si l'événement est annulé par la bibliothèque en raison du non-respect de la politique de la bibliothèque sur l'utilisation des installations.

Approuvé par le conseil d'administration de la bibliothèque, le 21 décembre 2017
À compter du 22er décembre 2017