La politique de la bibliothèque publique de Cleveland est d'adhérer à la loi sur les archives publiques de l'État de l'Ohio. Tous les documents de la bibliothèque qui répondent à la définition de « documents publics » sont publics à moins qu'ils ne soient exemptés de divulgation en vertu de la loi de l'Ohio et de la loi fédérale, comme en vertu de l'exemption de l'article 149.432 qui interdit à la bibliothèque de divulguer des documents de bibliothèque ou de divulguer des documents. toute information sur les clients, sauf dans les situations spécifiées dans cette loi.
La Bibliothèque publique de Cleveland, conformément au Code révisé de l'Ohio, définit les documents comme incluant les éléments suivants : Tout document – papier, électronique (y compris, mais sans s'y limiter, le courrier électronique) ou autre format – qui est créé ou reçu par, ou relève de la juridiction de la Bibliothèque publique de Cleveland qui documente l'organisation, les fonctions, les politiques, les décisions, les procédures, les opérations ou autres activités du bureau. Tous les documents de la bibliothèque publique de Cleveland répondant à cette définition sont publics à moins qu'ils ne soient exemptés de divulgation en vertu de la loi de l'Ohio ou de la loi fédérale.
Sur demande, tous les documents publics répondant à la demande, et non exemptés de divulgation, seront rapidement préparés et mis à la disposition de toute personne pour inspection à tout moment raisonnable pendant les heures normales de bureau des bureaux administratifs de la Bibliothèque.
La Bibliothèque fournira des copies des documents publics demandés, moyennant des frais et dans un délai raisonnable. Sur demande, la Bibliothèque transmettra une copie d'un document public par courrier ou par tout autre moyen de transmission dans un délai raisonnable après réception de la demande. Le demandeur se verra facturer le coût réel des frais de port et des fournitures postales. La Bibliothèque peut exiger du demandeur qu'il paie à l'avance les frais liés à la fourniture des copies, y compris les frais de port.
« Rapide » et « raisonnable » tiennent compte du volume de dossiers demandé ; la proximité du lieu où les dossiers sont stockés ; et la nécessité de tout examen juridique des dossiers demandés.
Afin de faciliter un accès plus large à ses archives publiques, la Bibliothèque organisera et conservera ses archives publiques de manière à ce qu'elles puissent être mises à disposition conformément à la présente politique. Le calendrier de conservation des documents de la bibliothèque sera facilement accessible au public. La politique relative aux archives publiques de la Bibliothèque peut être publiée sur son site Web.
Toutes les demandes de documents publics seront accusées par écrit par la Bibliothèque. Le gardien des archives de la bibliothèque sera le conseiller juridique principal. Bien qu'aucune langue spécifique ne soit requise pour faire une demande, le demandeur doit au moins identifier les documents demandés avec suffisamment de clarté pour permettre à la Bibliothèque publique de Cleveland d'identifier, de récupérer et d'examiner les documents. S'il n'est pas clair quels documents sont recherchés, le dépositaire des documents doit contacter le demandeur pour obtenir des éclaircissements et aidera le demandeur à réviser la demande en l'informant de la manière dont la bibliothèque conserve ses documents.
Le demandeur n'est pas tenu de présenter une demande écrite d'archivage et n'est pas tenu de fournir son identité ou l'utilisation prévue du dossier public demandé. La politique générale de la bibliothèque publique de Cleveland est que ces informations ne doivent être demandées que si la demande écrite ou la divulgation de l'identité du demandeur ou l'utilisation prévue du document bénéficierait au demandeur en améliorant la capacité de la bibliothèque à identifier, localiser ou livrer le documents publics demandés, et si le demandeur est informé que la demande écrite ou la divulgation de son identité ou de l'utilisation prévue du dossier n'est pas obligatoire.
Tout refus de communication de documents publics demandé comprendra une explication, y compris une autorité légale. Si des parties d'un document sont publiques et que certaines parties sont exemptées, les parties exemptées doivent être expurgées et le reste doit être rendu public. S’il y a des expurgations, chaque expurgation sera accompagnée d’une explication à l’appui, y compris l’autorité légale. Si la demande initiale était écrite, l'explication sera également fournie par écrit.
Les documents au format courrier électronique sont des enregistrements tels que définis par le Code révisé de l'Ohio lorsque leur contenu est lié aux activités du bureau. Le courrier électronique doit être traité de la même manière que les enregistrements dans d’autres formats et doit suivre les mêmes calendriers de conservation.
Approuvé par le conseil d'administration de la bibliothèque le 20 septembre 2007 ; modifié le 17 janvier 2019